Duoblog: goed samenwerken, wat is daar voor nodig?

Een tijdje terug –  toen ik nog in het mooie Haarlem woonde – ontmoette ik de onderneemster Millie Gietman. Zij werkte toen al enige tijd als VA (virtual assistant) met andere ondernemers samen voordat zij in 2019 de stap zette naar coachen. Het klikte en er volgden veel mooie gesprekken over hoe je als ondernemer het beste kunt samenwerken en vooral met wie en op welke manier. 

Een tijdje later gingen we ook echt samenwerken. Millie had mij ingeschakeld voor een grote opdrachtgever van haar. Het werd een soepele en fijne samenwerking. Zo eentje die ik graag zie! Later was Millie zelf toe aan een nieuwe branding en werd ze opeens mijn opdrachtgever. Bleek ook een goede match. Zo werkten we geregeld met elkaar samen. 

Beiden zijn we behoorlijk strikt als het gaat om deadlines en structuur. Op de punten dat we verschillen hebben we van elkaar mogen leren. Zo is zij enorm goed in het ‘masseren’ en bijsturen zonder haar mening pontificaal op tafel te leggen. Daar ben ik zelf iets minder goed in; ik zeg meestal gewoon waar het op staat. Lekker recht voor z’n raap. Maar beide aanpakken kun je nodig hebben in het ondernemen! 

Bij het zoveelste gesprek dat we samen hadden over ondernemen besloten we het gesprek eens uit te werken in een soort van briefwisseling. We bedachten stellingen en hebben ze na elkaar – in de volgorde zoals je ze kan lezen – beantwoord. 

Wellicht haal jij er inspiratie uit!

Stelling 1: Het is beter om met mensen samen te werken waar je op lijkt 

Djoeke: ‘Je werkt natuurlijk samen met elkaar omdat de ander iets te brengen heeft wat jij niet kan of waar je de tijd niet voor hebt. Zo werk ik graag nauw samen met schrijvers, webdevelopers en fotografen omdat wat zij leveren mijn werk versterkt. In de praktijk betekent dit dat het niet per se mensen zijn die erg op mij lijken. Dat vind ik niet zo belangrijk. Wat ik wel belangrijk vind is dat je ten alle tijden goed kan communiceren en afstemmen met elkaar. Zijn we hierin echt te verschillend en is er geen goede modus in te vinden? Dan houdt het op. Hoe is dat voor jou Millie?’ 

Millie: ‘Het is niet per se beter, vaak wel makkelijker vanwege de gemeenschappelijke gemene deler en de gedeelde interesses, normen en waarden. Daarentegen, als je in een project zit waarin een complex eindresultaat gehaald moet worden verdeeld over meerdere disciplines, is het vaak juist goed om niet te veel op elkaar te lijken. Hierdoor breng je elkaar een perspectief dat je in je eentje waarschijnlijk niet zou zien. En zoals jij zegt Djoeke, is het wel belangrijk om goed en vooral ook respectvol met elkaar te kunnen communiceren. Je kunt het eens zijn om het niet eens te zijn, als wederzijds respect maar de boventoon voert. Bij gebrek aan respect verlies ik mijn interesse en haak ik af, maar uiteraard nooit zonder het professionele resultaat uit het oog te verliezen.’

Stelling 2: Je moet altijd verstand hebben van datgene wat de ander inbrengt 

Millie: ‘Mijn ervaring is dat je in ieder geval moet begrijpen wat die ander doet. Dus ik informeer altijd naar wat die ander doet, wat zijn manier is, wat voor hem of haar belangrijk is. En ik probeer altijd uit te zoeken hoe zijn of haar inbreng inhaakt in mijn deel. Maar wat mij betreft hoef je niet evenveel verstand te hebben van dat onderwerp als de ander. Wat vind jij Djoeke?’

Djoeke: ‘Inderdaad wat jij zegt: je hoeft er niet evenveel verstand te hebben. Als ik iets eenmalig uitbesteed vind ik het wel prettig als ik weet wat ik kan verwachten. Hiervoor heb je wel enig verstand nodig van wat de ander doet. Ook verstandig, want dan kun je beter controleren of de ander goed werk heeft geleverd. Is het een langdurige samenwerking dan groeit dat verstand van wat de ander doet vanzelf heb ik gemerkt. Je hebt dan ook een verantwoordelijkheid om de ander een beetje in je werk/belevingswereld mee te nemen. Zo kun je steeds beter op elkaar inspelen.’ 

Stelling 3: Duidelijke einddoelen stellen + het behouden van creatieve vrijheid gaan moeilijk samen

Djoeke: ‘Ik werk voor verschillende opdrachtgevers tegelijkertijd. Dit is mogelijk doordat ik een goede planning maak waarbij ik en de klant altijd weten wat het einddoel is waar we naartoe werken. Daar wordt goed over gesproken aan het begin van het traject. Om tot een kwalitatief goed eindproduct te komen is mijn creatieve vrijheid ook erg van belang. Krijg ik die vrijheid niet dan kan ik niet garanderen dat het einddoel kan worden behaald. Dat heb je met creatieve beroepen, creativiteit laat zich niet dwingen. Dus ja, die twee (doel + creatieve vrijheid) moeten juist samengaan. Schep duidelijkheid voor elkaar en in het project, maar begeef je niet op het expertisevlak van die ander. Geef elkaar die ruimte en dat vertrouwen! Heel belangrijk. Zo haal je beiden het meeste eruit.’

Millie: ‘Ik denk dat het eraan ligt hoe concreet een einddoel is gedefinieerd en welke ruimte dat einddoel laat voor de creativiteit. Als jij met iemand afspreekt om een ontwerp op te leveren van een roze olifant op papier van 5 x 5 cm is het vrij concreet en is er voor jou weinig ruimte. Maar dan nog kun jij deze definitie breder opvatten en er bijvoorbeeld een 3D olifant van maken. Ik denk dat het hier heel erg gaat om de verwachtingen van te voren managen (wat jij ook doet met je intakes en moodboards) maar daarna volgt het wederzijds vertrouwen. Dat jij het vertrouwen krijgt dat binnen dat concrete einddoel jouw creativiteit het beoogde resultaat zal opleveren. Ik spreek met mijn klanten heel vaak kleine concrete einddoelen af, en mij maakt het eigenlijk weinig uit hoe ze die halen (al doen ze de taak al afwassend of gymnastiekend 😉 als het einddoel maar behaald wordt.’

Stelling 4: Evalueren blijft nodig ook al wordt er al lange tijd samengewerkt

Millie: ‘Ja, ik denk dat dit heel belangrijk is. Als je langere tijd prettig samenwerkt ga je elkaar vaak ook aardig vinden en je gaat elkaars patronen en voorkeuren herkennen. Daar pas je je ongemerkt vaak aan aan. Ik ken bijvoorbeeld iemand die (op een kantoor) iedere dag pas om 10 uur begint, en de rest van de collega’s zegt ‘o ja, je kan X pas na 10 uur bereiken’ terwijl dat niet de norm is binnen dit kantoor. Door op gezette momenten professioneel met elkaar te evalueren (en je emoties even opzij te zetten) kun je hardop benoemen of alles nog naar wens gaat en of je niet vast bent komen te zitten in patronen en verwachtingen. Als je als professionals met elkaar samenwerkt en vanuit respect voor elkaar deze evaluatie aangaat is er ook niets aan de hand en moet je de punten kunnen benoemen die goed gaan, maar die ook beter kunnen. Wat vind jij Djoeke? Jij werkt meestal in korte periodes met iemand samen, doe jij dan ook aan evaluaties?’

Djoeke: ‘Met mijn partners op het gebied van taal, fotografie en webdevelopment werk ik wel geregeld samen. De eerste periode maak ik tijd vrij om na elke oplevering even met elkaar af te stemmen. Gewoon routine. Fijn voor mij maar ook zeker fijn voor de ander. Zoals jij zegt; het leren van elkaars patronen en voorkeuren kunnen de samenwerking versterken. 

Met klanten evalueer ik vaak nadat het project is opgeleverd. Dat is het moment dat ik de klant eventueel nog blijer kan maken en ik kan mijzelf ook blij maken. Blij omdat ik mijn werkprocessen weer kan optimaliseren. Zo blijf ik slijpen aan mijn onderneming zodat alles lekker soepel blijft lopen!’ 

Millie, bedankt voor deze mooie duoblog! Heb jij nou ook een interessant onderwerp wat te maken heeft met ondernemen en vind je het ook leuk een duoblog te maken? Laat me dat dan even weten via info@studiosolide.nl. Ben je benieuwd naar wat Millie allemaal doet? www.milliegietman.nl